일 잘하는‘스마트 의회’로 거듭난다

서울시의회
서울특별시의회는 전국 지자체 최초로 ‘의정활동지원시스템’을 구축하고 1월 31부터 본격 서비스를 시작했다. 의정활동지원시스템이란 집행부(서울특별시, 서울특별시교육청)에 대한 시의원의 자료요구와 이에 대한 집행부의 답변처리를 전자적으로 지원하는 시스템이다.
그간, 서울시의회는 연간 약 20,000여 건의 방대한 자료요구와 답변을 처리하고 있으나 이를 효과적으로 지원하는 정보시스템을 갖추지 못하고 있었다.
이와 관련, 2017년 실시한 서울시의원 설문조사에서 요구자료 시스템의 자동화를 가장 우선적으로 구축해야 한다는 의견에 따라 본 사업을 추진하게 됐다.
시의원은 ‘의정활동지원시스템’ 구축에 따라 ‘의원요구자료·행정사무감사자료’ 의 요구 및 답변자료를 언제 어디서나 실시간으로 확인할 수 있다.
자료의 요구와 답변이 모두 자동화됨에 따라 PC뿐만 아니라 모바일에서도 필요한 자료를 실시간으로 확인할 수 있으며, 요구자료 요청 시, 유사자료 검색기능을 제공하여 비슷한 자료는 집행부에 별도 요청 없이 즉시 활용할 수 있게 된다.
또한, 의원별 소속 지역구 및 소속 상임위 요구자료 조회, 관심자료 등록, 자료공유 기능도 제공하여 보다 효율적인 의정활동을 지원한다.
집행부는 수기(공문·메일)처리 대신 자동화된 시스템을 활용하여 업무 편의성을 높였다.
공문 또는 메일로 수기처리 해왔던 ‘자료요청 접수·배정·답변제출’ 등 전 과정을 전자결재시스템과 연계된 ‘의정활동지원시스템’을 활용하게 함으로써 업무가 대폭 간소화되었다.
집행부의 주요 편의사항으로는 인트라넷(행정포털)을 통한 답변담당자의 처리건수 즉시 확인, 요구의원에게 답변자료 웹메일 제출 생략, 2명 이상 담당자의 협조답변, 제출 후 보완답변 등을 쉽게 활용할 수 있게 된 점이다.
더불어, 답변부서 지정과 담당자 배분을 총괄부서가 실시간으로 처리함으로써 대기시간과 답변 소요시간이 단축된다.